ESQUEMA CONCEPTUAL Y OPERATIVO PARA EL DESARROLLO DE CONVENIOS DE COOPERACION Y ASESORIA TECNICA POR PARTE DE LA SOCIEDAD COLOMBIANA DE GEOTECNIA
0. PREVIOS
Para poder desarrollar con mayor claridad jurídica la gestiones de cooperación y asesoría que la Sociedad Colombiana de Geotecnia ha prestado por muchos años, la SCG revisará y ajustará sus estatutos incluyendo de manera explícita dentro de sus objetivos:
La Sociedad Colombiana de Geotecnia buscará constituirse y ser reconocida por Ley como cuerpo consultivo del Estado Colombiano en cualquiera de sus instancias, en tal sentido y mientras este objetivo se formaliza adelantará convenios de asesoría y apoyo técnico con aquellas entidades del Estado que se lo soliciten.
La Sociedad Colombiana de Geotecnia hará lo propio igualmente con Organizaciones No Gubernamentales Nacionales e Internacionales que la aproximen con el mismo propósito.
En concordancia con lo anterior revisará y ajustará las funciones de la Junta Directiva incluyendo el aprobar o desaprobar la participación de la SCG en este tipo de convenios o asesorías, estableciendo para su aprobación la necesidad de obtener mayorías especiales que se conformarían por 5 votos favorables de los 7 miembros que integran la Junta.
1. JUSTIFICACION
La Sociedad Colombiana de Geotecnia en desarrollo de sus objetivos estatutarios, especialmente el de promover un adecuado ejercicio de la actividad y la mejor divulgación del conocimiento sobre el asunto, así como el de constituirse en un cuerpo consultivo, colaborará con el Estado Colombiano o cualquier tipo de organización no gubernamental nacional o internacional mediante acuerdos de cooperación y asesoría técnica cuando sea convocado por estos, lo cual está fundamentado en los altos niveles científicos y técnicos de sus socios, la garantía de que la sociedad solo actuará bajo criterios técnicos y científicos comprobables y comprobados y que en sus conceptos primarán los intereses del país y el buen nombre de la actividad y de los miembros de la sociedad en general.
2. COMPETENCIA
De manera específica la SCG podrá intervenir en asuntos de peritaje, resolución de disputas de orden técnico, emisión de conceptos técnicos sobre asuntos en proceso de debate y análisis, veedurías ciudadanas y cualquier otro asunto que a juicio de su Junta Directiva no comprometa a la SCG en actividades que compitan con las actividades regulares de sus socios en asuntos tales como realización de estudios de preinversión, diseños y/o interventorías.
3. PARTICIPACION
La dirección de la SCG dejará conocer a los entes interesados en este tipo de convenios que estas solicitudes deberán ser formuladas por escrito, o que al menos se tendrán que ratificar de manera escrita una vez realizadas las primeras aproximaciones y establecida preliminarmente la viabilidad del convenio.
Los representantes y miembros de la SCG en general deben hacer conocer a quienes la aproximen en busca de su colaboración, que la naturaleza colegiada de las Sociedad obliga a procesos de consulta interna que son ineludibles, no por ello dilatorios.
La decisión de participación será adoptada por la Junta Directiva de la Sociedad convocada para el efecto de manera directa o por vía electrónica de manera de dejar constancia explicita de su aprobación al convenio de cooperación en ciernes. Estos procesos de consulta por supuesto se adelantarán dentro de plazos perentorios y para su aprobación se requerirá de las mayorías especiales que para este efecto establecen los estatutos.
4. ESTRUCTURACION Y DEFINICION DE LA OPERACIÓN DE LOS CONVENIOS
Aprobada la participación de las SCG la Junta Directiva procederá a nombrar un comité transitorio integrado por dos miembros de la Junta Directiva, cualquiera que sea su cargo dentro de ella, y tres socios de la SCG que no sean miembros de la Junta Directiva, estos últimos seleccionados con preferencia de entre los miembros de las Comisiones Técnicas cuyos objetivos sean afines a la naturaleza del tema a ser cubierto por el convenio y fijará un plazo mínimo obligatorio para el desarrollo de las funciones y procedimientos que se indican a continuación:
Identificar el perfil profesional del grupo requerido, seleccionar los posibles integrantes, verificar la no existencia de conflicto de intereses y su disponibilidad y finalmente conformar el grupo de trabajo definitivo que participará en el convenio (Nota: La SCG estructurará una base de datos con los perfiles profesionales de todos sus miembros, en un formato tal que facilite la labor indicada) lo cual dependiendo de la naturaleza del proceso podrá hacer o por invitación directa a los miembros que satisfagan el perfil requerido o por convocatoria abierta para establecer un grupo de interesados.
De acuerdo con la delegación de la Junta Directiva el Comité será autónomo en la definición del grupo de socios que colaborará en un convenio específico, eventualmente dentro de las condiciones de perfil profesional que la entidad sugiera pero sin aceptar la indicación de personas o nombres específicos por parte de la entidad, la cual sin embargo por las razones que oportunamente señale podrá objetar la designación de algunos de sus integrantes, los que el Comité procederá a reemplazar, si lo considera pertinente.
Los integrantes del comité podrán hacer parte del grupo de trabajo, caso en el cual esto deberá ser ratificado por la Junta Directiva.
Seleccionar, una vez integrado el grupo de trabajo quien se desempeñará como Director Técnico de la Asesoría y de manera consensuada establecerá el tipo y alcance de actividades que se llevarán a cabo, la naturaleza de los documentos que se producirán, su periodicidad y los responsables del proceso de revisión.
Definir el tipo de estructura operativa con que deberá contar el convenio de manera de fijar su forma de vinculación y sus costos. En este proceso deberá tener en cuenta que no se deben afectar las actividades regulares de la sociedad.
Establecer el presupuesto de ejecución interno y los costos que tendría el convenio o asesoría para la entidad interesada
Fijar el contenido de los reportes periódicos que la Dirección Técnica y Operativa del convenio someterá a la Junta Directiva para mantenerla oportuna y adecuadamente informada.
Informar dentro del plazo fijado por la Junta Directiva sobre los resultados de su gestión, incluyendo para su ratificación el Plan de Ejecución, Dirección y Operación del Convenio en un breve documento; con base en este la Presidencia de la SCG proceda a informar y hacer la formalización ante la entidad interesada de quien será responsable de los aspectos técnicos de la asesoría.
Es claro que el Presidente de la SCG actuará en todos los casos ante la entidad con quien se suscribe el convenio en su calidad de representante legal, pero como cualquier otro miembro de la SCG podrá o no según la estructura propuesta por el comité, intervenir en la parte técnica y operativa del convenio.
Una vez presentado el Plan de Ejecución y Operación el comité transitorio desaparecerá y el seguimiento regular y periódico de su desarrollo se hará por la Junta Directiva a través de los informes indicados en el literal f.
Cuando los términos de tiempo y la naturaleza e importancia de los conceptos a ser emitidos a nombre de la SCG lo ameriten en concepto del comité transitorio o de la Junta Directiva, se fijará un plazo para que antes de su liberación y con carácter confidencial sus borradores sean analizados en reunión de los integrantes de las Comisiones Técnicas cuya afinidad temática les permita hacer aportes o comentarios, los cuales harán por escrito al Director de la Asesoría. Todos los conceptos emitidos por la SCG deberán estar disponibles para la consulta de sus socios.
La duración del comité transitorio será la mínima posible y un reconocimiento de sus costos con cargo a los gastos del convenio respectivo, solo tendrán lugar si el convenio se formaliza y dichos costos han sido previstos en el presupuesto.
Las actividades del proyecto serán desarrolladas por el grupo de trabajo definido bajo la responsabilidad del Director designado con arreglo a los compromisos definidos. El Director designado deberá mantener informada a la Junta Directiva de cualquier desviación que se presente con respecto a los temas previstos para gestionar oportunamente cualquier cambio o adición que se requiera. El Director designado no podrá comprometer cambios de plazos, costos o alcances sin la aprobación de la Junta Directiva.
Formato para la Formulación y Seguimiento de Convenios, Asesorías y Proyectos internos de la SCG
Datos Generales del Proyecto
| Objeto | |
| Entidad contratante | |
| Dirección de notificación | |
| NIT. | |
| Representante legal | |
| Contacto
Nombre Tel: Fax: Email: |
Evaluación de Factibilidad
| Aprobación de Junta Directiva
(indicar medio de aprobación, adjuntar soportes, mínimo 5 votos favorables) |
. |
| Definición tamaño comité transitorio | . |
| Plazos para formulación y definición del proyecto | . |
Se publicará en la página WEB de la SCG todo proyecto aprobado por la JD
Comité transitorio de evaluación y formulación: (Mínimo 2, >1JD; Máximo 2 JD, 3 no JD)
Actividades del comité transitorio
Definición del perfil profesional del grupo requerido,
| Perfil Profesional del grupo requerido | ||||
| Mecanismo de selección | Invitación | – | Convocatoria | |
Selección de integrantes (verificar la no existencia de conflicto de intereses y su disponibilidad)
Selección del Director del proyecto y formulación del proyecto (Se establecerá conjuntamente con el director seleccionado el tipo y alcance de actividades que se llevarán a cabo, la naturaleza de los documentos que se producirán, su periodicidad y los responsables del proceso de revisión)
| Director | – |
| Alcance (*)
Actividades Productos Plazos |
– |
(*) para proyectos complejos anexar documento de formulación del proyecto
Definir el tipo de estructura operativa con que deberá contar el proyecto de manera de fijar su forma de vinculación y sus costos. Establecer el presupuesto de ejecución interno y los costos que tendría el convenio o asesoría para la entidad interesada
| Personal (*) | Forma de vinculación | Costos Internos | Costos de oferta |
| . | . | . | |
| Otros recursos (*) | . | . | |
| . | . | ||
(*) para proyectos complejos anexar documento de formulación del proyecto
Establecer los requerimientos legales, fiscales, laborales, normativos u otros pertinentes que se deban observar en la realización del trabajo considerado
.
Fijar el contenido de los reportes periódicos que la Dirección Técnica y Operativa del proyecto someterá a la Junta Directiva para mantenerla oportuna y adecuadamente informada.
.
Propuesta a la Junta Directiva sobre la socialización y validación que se deba hacer de los resultados de la asesoría, conceptos, etc. Al interior de la SCG y hacia afuera si es del caso.
.
Resumen de compromisos
| COMPROMISOS | responsable de ejecución | responsable de seguimiento | fechas | Actividades específicas | medios de verificación de cumplimiento |
| Administrativos:
Legalización contrato (pólizas, impuestos, etc.) Informes de avance |
|||||
| Financieros:
Presupuesto Flujo de caja previsto: Facturación Pagos |
|||||
| Técnicos:
Informes de avance Informe Final u otros documentos o productos acordados Compromisos de revisión y socialización interna y externa |
El comité transitorio deberá Informar dentro del plazo fijado por la Junta Directiva sobre los resultados de su gestión, incluyendo para su ratificación el Plan de Ejecución, Dirección y Operación del Convenio en el presente formato; con base en este la Presidencia de la SCG proceda a informar y hacer la formalización ante la entidad interesada de quien será responsable de los aspectos técnicos de la asesoría.
Las actividades del proyecto serán desarrolladas por el grupo de trabajo definido bajo la responsabilidad del Director designado con arreglo a los compromisos definidos. El Director designado deberá mantener informada a la Junta Directiva de cualquier desviación que se presente con respecto a los temas previstos para gestionar oportunamente cualquier cambio o adición que se requiera. El Director designado no podrá comprometer cambios de plazos, costos o alcances sin la aprobación de la Junta Directiva.
ACUERDO NUMERO 002
Por medio del cual se reglamenta el procedimiento para asumir compromisos contractuales de la Sociedad Colombiana de Geotecnia derivados de las actividades de sus Comisiones Técnicas, y se expiden otras disposiciones al respecto.
La Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Geotecnia, en uso de sus facultades estatutarias, y en especial la conferida en el Articulo. 32º de los Estatutos de la Sociedad, y
CONSIDERANDO
Que, en el Acuerdo 001 expedido por la Junta Directiva sobre el funcionamiento de Comisiones Técnicas se manifiesta que estas comisiones podrán gestionar convenios y contratos, es necesario precisar el papel y procedimiento a seguir por las comisiones en este tipo de compromisos . Se acuerda:
A. GENERALIDADES
1) En ningún caso el objeto de los compromisos que se adquieran podrá invadir el campo de acción de la consultoría y más bien estará enmarcado en tareas de investigación, cooperación con el estado o la comunidad y conceptos o diagnósticos especializados de naturaleza geotécnica, como análisis de fallas de obras, indemnizaciones, querellas y otros semejantes
B. CONVENIOS
1) Para cualquier convenio, la primera actividad es la de proponer el objeto del mismo a la Junta Directiva y solo en el caso de ser aprobado se proseguirá con la elaboración y presentación formal del texto del convenio, ajustándose a los requisitos establecidos en el acuerdo 001 en su numeral 2d. En el caso de que el Convenio sea aprobado por las partes interesadas, la Comisión que lo propuso y gestionó se encargara de su coordinación y ejecución.
2) Las iniciativas de convenios podrán ser presentadas por los miembros de la Sociedad a las Comisiones o a la Junta Directiva y en el desarrollo de los mismos participarán los profesionales cuyo perfil satisfaga, a juicio de las comisiones y de la Junta Directiva, los requisitos de la propuesta.
3) Una vez aprobado el convenio, la comisión interesada convocará, mediante circular y en la página WEB de la Sociedad, la participación de candidatos para realizar los trabajos y las comisiones definirán, con el aval de la JD, quienes participarán en los mismos.
4) La Comisiones pueden proponer alianzas con otras entidades o personas no miembros de la Sociedad para la realización de los trabajos, siempre que ello se justifique
5) La Comisión encargada de realizar los trabajos debe elaborar informes periódicos sobre el avance de ellos y un Informe Final detallado tanto de la parte económica como técnica.
6) Un porcentaje de los beneficios que obtenga la Sociedad por concepto del producto del convenio gestionado por la Comisión, se podrá destinar para financiar la participación de miembros de la Sociedad adscritos a la respectiva Comisión en congresos u otras reuniones técnicas y científicas nacionales o internacionales, u otra actividad de la Comisión correspondiente. Este porcentaje lo establecerá la Junta Directiva posterior a la finalización del mismo, pero en todo caso no será menor al 20% de las utilidades.
7) Para el reconocimiento de honorarios a quienes participen en los trabajos del convenio se aplicaran las tarifas de la Tabla 1.
C. CURSOS Y OTROS EVENTOS DE ENSEÑANZA
1) Los cursos serán propuestos y coordinados por las Comisiones y tratarán temas que hayan sido previamente acordados con la Junta Directiva. Se espera que estos eventos sean de alta calidad y que respondan a las necesidades de divulgación del conocimiento, como complemento a la enseñanza impartida en las Universidades y no en competencia con ellas.
2) La Comisión propondrá el tema, los conferencistas, el cronograma y calendario de actividades (programa académico y social, fijación de cuotas de inscripción, definición de sede y apoyos, edición de memorias etc), presupuesto de gastos y proyecto de ingresos.
3) Los conferencistas se comprometen a preparar y remitir oportunamente el material que será publicado.
4) Los asistentes recibirán de la Sociedad un diploma de asistencia en el que se indique el número de horas. Igualmente recibirán todo aquello que se ofrezca en la invitación tales como memorias, refrigerios y demás atenciones que cubra la cuota de inscripción.
5) La Sociedad cubrirá los gastos de los conferencistas y les retribuirá económicamente por la preparación y presentación de las charlas de acuerdo con las tarifas indicadas en la Tabla 1, teniendo en cuenta el tiempo de preparación del material.
D. Publicaciones técnicas (artículos, códigos, normas, manuales etc)
La sociedad promoverá la publicación de material técnico y científico, con los mismos propósitos que tiene la realización de los cursos.
Este material se divulgará en la revista de la Sociedad pero podrá publicarse separadamente. Se le dará un impulso especial a la publicación de manuales y normas, material de poca circulación en el país.
Parte de este material se distribuirá en forma gratuita, en la medida que se haya logrado financiar los costos con el aporte de otras entidades
E. Presentación de diagnósticos o conceptos
Estos casos se trataran de manera semejante a la de los convenios, pero la Junta Directiva será quien determine la Comisión Técnica responsable de atender este tipo de tareas.
F. Otras actividades
Actividades y tareas como: colaboración con estudiantes, participación en reuniones normales de las comisiones, preparación de propuestas preliminares etc , no serán retribuidas económicamente.
Tabla 1. Tarifas para honorarios
| Sociedad Colombiana de geotecnia Tabla de tarifas año 2003 | ||
| Convenios Elaboración de propuestas con aprobación previa
Especialista No especialista Estudiante de posgrado o profesional recién egresado Participación en trabajos Especialista No especialista Estudiante |
Mes
$ 5’000.000 $ 3’500.000 $1’750.000 |
Hora
$ 30.000 $ 20.000 $ 10.000 $ 30.000 $ 20.000 $ 10.000 |
| Cursos, talleres etc | $ 150.000 | |
| Publicaciones técnicas | Regalías ? | |
Conceptos |
Igual que en convenios | |
Criterios para fijación sueldos para quienes participan en trabajos / convenios:
Expertos -salario integral mensual :15 salarios mínimos con aproximación al 1000
No expertos – 70% expertos
Estudiantes – 50% no expertos
Hora: salario integral x0.00625
La participación en propuestas preliminares no se retribuye económicamente.
1
ACUERDO NUMERO 001
Por medio del cual se dictan algunas disposiciones sobre el funcionamiento de las Comisiones Técnicas de la Sociedad Colombiana de Geotecnia.
La Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Geotecnia, en uso de sus facultades estatutarias, y en especial la conferida en el Articulo. 32º de los Estatutos de la Sociedad, y
CONSIDERANDO
Que, la Sociedad Colombiana de Geotecnia establece en sus estatutos la conformación de Comisiones Técnicas, las cuales deben constituir la estrategia fundamental para el cumplimiento de sus objetivos y la realización de actividades que le den trascendencia a la Sociedad; que para ello es necesaria una organización mínima de las mismas que, al tiempo que permita un desarrollo autónomo en el tema particular de su trabajo, mantenga la armonía con los propósitos generales y directrices organizacionales de la Sociedad, acuerda fijar los siguientes términos de referencia para ellas:
1. OBJETIVOS
El propósito general de las comisiones es la realización de actividades que conduzcan a cumplir con los objetivos de la Sociedad relacionados con el desarrollo científico y técnico de la Geotecnia y el mejoramiento de la practica de esta ciencia en el país.
Los objetivos específicos son los siguientes:
a) Identificar y proponer temas geotécnicos de relevancia para el estudio, apoyo, desarrollo y promoción de los mismos en la comunidad geotécnica
b) Realizar y apoyar actividades encaminadas a mantener una actualización permanente en el campo de la geotecnia y particularmente en las temáticas que maneje la Comisión.
c) Establecer vínculos con asociaciones y grupos nacionales e internacionales de interés
d) Publicar documentos relacionados con el tema de su trabajo
2. FUNCIONES
Serán funciones de las Comisiones:
a) Servir de cuerpo consultivo de la Junta Directiva cuando esta lo requiera
b) Responder solicitudes relacionadas con el tema de su estudio.
c) Proponer a la Junta Directiva la realización de cursos, talleres, conferencias y eventos y colaborar en su organización
d) Proponer a la Junta Directiva la realización de convenios con instituciones de interés para el desarrollo de actividades afines y el incremento del patrimonio de la Sociedad. En estos casos, la comisión deberá elaborar un documento detallado de la propuesta de convenio, en el que se indiquen entre otros el objetivo del mismo, los alcances, compromisos institucionales, actividades, los recursos humanos, físicos y financieros y cronograma de ejecución.
e) Establecer y mantener relaciones con las sociedades nacionales e internacionales afines, especialmente con los grupos o comisiones técnicas de estas asociaciones que trabajen en temas iguales o semejantes; así como con las empresas industriales o de cualquier tipo que fabriquen o expendan artículos o productos relacionados con la actividad geotécnica.
f) Asistir a las reuniones de Comisiones Técnicas que cite la Junta directiva
3. REGLAMENTACION
Las Comisiones Técnicas se regirán por la siguiente reglamentación, además de aquella que establezca los Estatutos Generales de la Sociedad:
a) Las comisiones se deben crear de acuerdo con el Articulo 38º de los Estatutos Generales de la SCG, según el cual: “La Junta Directiva promoverá y aprobará la creación de comisiones técnicas permanentes, encargadas del manejo de temáticas y subespecialidades específicas. La convocatoria para su creación, a través de circular, deberá haber sido solicitada por un mínimo de cinco (5) miembros y en su primera reunión deberá asignarse un presidente y un secretario”
b) Mantener una organización interna compuesta por un Presidente, Secretario y miembros de la misma con un número mínimo de 5 personas, todas miembros de la Sociedad Colombiana de Geotecnia
c) Reunirse al menos dos veces al año y elaborar un acta de cada reunión que debe enviarse a la Junta Directiva de la Sociedad
d) Elaborar un documento que contenga al menos: Tema de trabajo de la Comisión, Objetivos de la Comisión, Miembros y Plan de Actividades. Este documento debe ser aprobado por la Junta Directiva de la Sociedad
e) Elaborar un informe semestral de actividades para ser incluido en el Boletín Colombiano de Geotecnia y un informe anual, que será presentado en la Asamblea General Ordinaria (Parágrafo 10, Art. 380 de los Estatutos de la Sociedad).
f) La Junta Directiva hará un seguimiento de las actividades de las comisiones, con base en el cual se definirán acciones y recomendaciones sobre su funcionamiento, así como la propuesta de apoyo presupuestal a las mismas que se presentará dentro del presupuesto anual para la aprobación de la Asamblea General .
g) En ningún caso la Comisión Técnica podrá comprometer contractualmente el nombre de la Sociedad o responder consultas con efectos legales o de ética profesional sin previo consentimiento y aprobación de la Junta Directiva.
El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
Dado en Bogotá, D.C., a los trece (13) días del mes de Agosto de 2002.
ADOLFO ALARCON GUZMAN MANUEL ROBERTO VILLARRAGA
Presidente Vice-presidente
JACOBO OJEDA MONCAYO ARCESIO LIZCANO PELAEZ
Secretario Tesorero
RAMIRO RUBIO RUBIO GUSTAVO GOMEZ AGUDELO
Vocal Vocal
ERIKA DEL PILAR VELANDIA
Vocal
Resolución No. SCG-JD-01 de 2012: Por La Cual Se Sustituye El Reglamento De Las Comisiones Técnicas Permanentes De La Sociedad Colombiana De Geotecnia